El mercado laboral en España siempre ha estado acompañado de cierta precariedad, en especial cuando se analizan las horas extraordinarias no cotizadas. Desde mediados de 2019, llevar un control de las horas trabajadas por los empleados ha adquirido un carácter obligatorio para las empresas: te contamos cómo controlar las horas de trabajo, por qué debes hacerlo y a qué sanciones te expones si no lo haces.
Importancia de llevar el control de horas trabajadas en tu empresa
Tradicionalmente, las empresas que han llevado un registro de horas de trabajo lo han hecho para controlar que los empleados no permanecieran en sus puestos menos horas de las pactadas, en un claro intento por luchar contra el absentismo laboral.
No obstante, cuando los fichajes de entrada y salida de los trabajadores dan como resultado una jornada laboral superior a la pactada, muchas empresas han mirado para otro lado, y no son muchas las que han retribuido, de forma efectiva, las horas extraordinarias realizadas por sus empleados.
A este respecto, el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores establece que las horas extraordinarias son de carácter voluntario por parte del empleado: en ningún caso los trabajadores están obligados a realizar horas extraordinarias, siendo estas las resultantes de exceder la jornada laboral de 40 horas o la jornada pactada en el convenio colectivo.
Adicionalmente, en su artículo 35, determina que un trabajador no puede realizar más de 80 horas extraordinarias al año, si no son compensadas dentro de los 4 meses posteriores a su realización, o si esta no se puede justificar por causas de fuerza mayor.
Las consecuencias de no abonar las horas extraordinarias a los trabajadores son:
- Incremento de la precariedad laboral. El salario del trabajador no aumenta, aunque trabaje más horas, por lo que se devalúa el coste de su propia prestación de servicios: las encuestas oficiales realizadas en España han demostrado que más de 370 000 trabajadores realizan horas extraordinarias no retribuidas cada año.
- Ocultación a la Seguridad Social. Si la empresa no retribuye las horas extraordinarias a los trabajadores, está dejando de cotizarlas a la Seguridad Social, por lo que la empresa dejará de pagar a la Seguridad Social cantidades relacionadas con las cotizaciones por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, desempleo, FOGASA y Formación Profesional.
El Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, se aprobó para evitar estas situaciones: en él, se obliga a las empresas a llevar y registrar un control del horario laboral de sus trabajadores.
En el texto, no se determina de qué forma la empresa ha de llevar a la práctica el control de las horas trabajadas, dejando su implantación a su entera discreción: eso sí, la empresa debe pactar con los trabajadores la metodología de control horario que adopte.
Cómo establecer un control del horario laboral de tus trabajadores y las horas extras
Control manual
Puede ser una buena solución para empresas con pocos trabajadores, o con circunstancias laborales muy homogéneas y, preferentemente, presenciales: se puede llevar un registro manual de las jornadas de trabajo simplemente apuntando las horas de entrada y salida de cada trabajador (a la antigua usanza).
Para ello, será necesario que exista una persona que se dedique a controlar las entradas y salidas del personal, o a la que los trabajadores reporten sus horarios; se ha de presuponer buena fe por ambas partes.
Control digital
Esta opción se impone con más fuerza a raíz de la escasa consistencia que ofrecen los sistemas manuales: la empresa tendría que contratar un software de control horario telemático, donde los trabajadores puedan registrar sus horas de entrada y salida de forma que los datos no se puedan falsear.
El control digital se puede llevar a cabo mediante una combinación de usuario y contraseña en una Intranet, con el registro de una tarjeta magnética en la entrada del centro de trabajo, o con sistemas de identificación biométrica (huella dactilar o reconocimiento facial).
Son sistemas sensiblemente más caros, pero ofrecen una total garantía de que los datos recabados son precisos y cumplirán con el objetivo del control horario laboral: son especialmente eficaces para realizar el control horario en la modalidad de teletrabajo.
Relación entre el control horario de los trabajadores y la protección de datos
La necesidad de realizar los registros horarios de la jornada laboral no puede entrar en conflicto con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): solo el propio empleado y las personas debidamente designadas en la empresa deben poder acceder a dichos datos.
Las pausas en la jornada laboral
También se deben registrar todas las paradas voluntarias que se realicen para descansar dentro del horario laboral: la pausa para salir a fumar, para tomar un café, para ir al servicio o para atender una llamada telefónica de índole personal, salvo aquellas pausas previstas en el convenio colectivo.
El tratamiento de las horas extraordinarias
Todas y cada una de las horas que excedan de la jornada laboral de 40 horas o de la jornada pactada por convenio colectivo deben quedar reflejadas en el registro de control horario.
Qué consecuencias puede tener no tener un registro de horas de trabajo
La ley establece que la empresa deberá guardar durante 4 años la relación de datos sobre las jornadas laborales de sus empleados: esta tiene que estar disponible para ser consultada por los propios trabajadores, sus representantes legales y los inspectores de la Seguridad Social y de Trabajo.
Si la empresa, a resultas de una inspección o de algún procedimiento legal, no puede demostrar que ha efectuado el registro horario (ni tampoco acreditar su custodia durante el tiempo necesario), se enfrentará a sanciones que oscilan entre 626 y 6250 euros, en función del número de trabajadores en la plantilla o de su volumen de facturación.
Registrar y custodiar un control horario de las jornadas laborales de los trabajadores es una medida de obligado cumplimiento, y ninguna empresa debe escatimar en invertir en recursos para llevarlo a cabo: desde GDN Asesores te recomendamos que cumplas con la normativa y contribuyas con transparencia tanto con la Administración como con tus trabajadores.
